Política de privacidad

1. Información que recopilamos

Podemos recopilar nombre, nombre de la empresa, dirección de la empresa, correo electrónico, número de teléfono, cargo o función, nombre de usuario y credenciales de la cuenta, preferencias de la cuenta, plan de suscripción, información de usuarios autorizados y otra información proporcionada al crear o administrar una cuenta.

Si compra Servicios de pago, nosotros y nuestros proveedores de procesamiento de pagos o servicios comerciales podemos recopilar la información necesaria para procesar la transacción, como el nombre y la dirección de facturación, el tipo de método de pago, el monto de la transacción, la fecha de la transacción, el estado del pago y los identificadores asociados a la transacción. La información de la tarjeta de pago puede ser manejada directamente por los procesadores de pago o proveedores de servicios comerciales en lugar de almacenarse directamente en DocuMonster.

Los clientes pueden cargar o ingresar información sobre sus propios clientes, prospectos, empleados, subcontratistas, proveedores, trabajos o proyectos. Esta información puede incluir nombres, números de teléfono, correos electrónicos, direcciones de servicio, notas sobre clientes, información de citas, información de proyectos, estimados y cotizaciones, facturas, fotos, comunicaciones, registros de transacciones y demás información que el cliente decida almacenar a través de los Servicios. DocuMonster procesa esta información principalmente para prestar Servicios al cliente empresarial correspondiente.

Si la funcionalidad relacionada está habilitada, los clientes pueden cargar documentos comerciales como certificados de seguro, licencias, permisos, formularios W-9, información de identificación fiscal, registros de proveedores o documentación comercial similar. No solicitamos números de Seguro Social, información de licencias de conducir, información de salud, información biométrica, información de verificación de antecedentes ni otra información personal altamente sensible como parte de nuestro proceso ordinario de registro de cuentas, a menos que una función futura la requiera específicamente y se proporcionen las divulgaciones apropiadas.

Podemos recopilar las comunicaciones enviadas a través de DocuMonster o dirigidas a DocuMonster, incluidas solicitudes de soporte, correos electrónicos, mensajes de chat, comunicaciones telefónicas, mensajes de texto, comentarios de clientes y comunicaciones transmitidas mediante la funcionalidad de la plataforma. Cuando la ley lo permita y se divulgue apropiadamente, las llamadas u otras interacciones con DocuMonster pueden grabarse o analizarse con fines de control de calidad, seguridad, soporte, capacitación o mejora del servicio.

Cuando usa nuestros sitios web o Servicios, podemos recopilar automáticamente información como la dirección IP, el tipo de navegador, el tipo de dispositivo, el sistema operativo, las páginas o funciones a las que se accede, las fechas y horas de acceso, las páginas de referencia, la información de sesión, la información de errores y diagnóstico, la ubicación aproximada derivada de la dirección IP y las interacciones con los Servicios. Podemos usar cookies, píxeles, kits de desarrollo de software, almacenamiento local y tecnologías similares para autenticación, seguridad, análisis, preferencias, rendimiento y marketing.

2. Cómo usamos la información

Podemos usar la información para:

• crear y administrar cuentas;
• prestar y operar los Servicios;
• autenticar usuarios;
• procesar pagos de suscripción;
• entregar las comunicaciones solicitadas;
• brindar soporte al cliente;
• mantener registros de clientes y proyectos;
• generar estimados, facturas, documentos, reportes u otros resultados solicitados;
• ofrecer funcionalidad habilitada con IA y automatizada;
• personalizar y mejorar los Servicios;
• entender el uso y el rendimiento de las funciones;
• desarrollar nuevas funciones;
• mantener la seguridad;
• prevenir fraude, spam, abuso y actividad no autorizada;
• resolver problemas técnicos;
• hacer cumplir nuestros acuerdos;
• comunicarnos sobre cuentas, suscripciones, actualizaciones y seguridad;
• enviar comunicaciones de marketing cuando esté permitido;
• cumplir con obligaciones legales; y
• establecer, ejercer o defender reclamaciones legales.

3. Inteligencia artificial y procesamiento automatizado

Ciertas funciones pueden usar inteligencia artificial, aprendizaje automático o tecnologías automatizadas. La información enviada a estas funciones puede ser procesada por DocuMonster o por los proveedores de servicios que respaldan esas tecnologías con fines como generar los resultados solicitados, mejorar flujos de trabajo, resumir información, organizar información o realizar otras funciones solicitadas. Podemos establecer restricciones adicionales sobre la información que puede enviarse a las funciones habilitadas con IA. Los clientes no deben enviar información personal sensible innecesaria a las funciones de IA.

4. Información sobre los clientes de nuestros clientes

Las empresas que usan DocuMonster pueden proporcionarnos información personal sobre sus clientes, prospectos, empleados, subcontratistas u otros contactos. En muchas circunstancias, DocuMonster procesa esta información en nombre del cliente empresarial que la ingresó en los Servicios. Esa empresa determina por qué se recopila la información, qué información se ingresa y cómo se usa a través de su cuenta.

Si usted es cliente de una empresa que usa DocuMonster y tiene preguntas sobre la información que esa empresa mantiene sobre usted, en general debe comunicarse directamente con esa empresa. Podemos ayudar a nuestros clientes empresariales a responder a las solicitudes de privacidad apropiadas.

5. SMS, información móvil, llamadas telefónicas y correo electrónico

Los Servicios pueden permitir a nuestros clientes empresariales comunicarse con sus clientes u otros contactos mediante mensajes de texto, teléfono y correo electrónico. DocuMonster puede procesar la información de los destinatarios, los registros de consentimiento y los metadatos de las comunicaciones según sea necesario para transmitir, enrutar, proteger, diagnosticar, documentar y dar soporte a esas comunicaciones.

La información de suscripción móvil y el consentimiento para SMS no se venden, alquilan, ceden ni comparten con terceros o afiliados para sus propios fines de marketing o promoción. Podemos proporcionar dicha información a proveedores de comunicaciones y otros proveedores de servicios únicamente en la medida razonablemente necesaria para entregar mensajes, operar y proteger los Servicios, cumplir con la ley, prevenir abusos o ejecutar las instrucciones del cliente empresarial correspondiente. DocuMonster no usa la lista de clientes, la información de suscripción móvil ni el consentimiento para SMS de un cliente empresarial para promocionar productos o servicios de DocuMonster a los contactos de ese cliente empresarial, a menos que la persona establezca por separado una relación directa con DocuMonster y otorgue su consentimiento de forma independiente.

Los destinatarios pueden darse de baja de los programas de mensajes de texto aplicables siguiendo las instrucciones proporcionadas con esos mensajes, incluido responder STOP cuando esté disponible. Darse de baja de los mensajes promocionales no impide las comunicaciones que no sean por SMS legalmente permitidas ni las comunicaciones que de otro modo sean necesarias para completar una transacción o brindar el soporte solicitado.

6. Cómo divulgamos la información

Podemos usar empresas que prestan servicios como alojamiento en la nube, infraestructura de comunicaciones, servicios de telefonía y SMS, entrega de correo electrónico, procesamiento de pagos, ciberseguridad, análisis, soporte al cliente, inteligencia artificial, desarrollo de software, almacenamiento de datos y servicios profesionales. Estos proveedores pueden procesar información según sea necesario para prestarnos servicios y DocuMonster no los autoriza a usar la información personal de los clientes para fines no relacionados.

Podemos divulgar información cuando usted nos lo indique, incluso cuando envía un estimado o una factura, transmite una comunicación, comparte un documento, activa una integración o solicita de otro modo que la información se proporcione a otra persona o servicio.

La información puede divulgarse como parte de una fusión, financiamiento, adquisición, venta de activos, reorganización corporativa, quiebra o transacción similar, real o contemplada, sujeto a las protecciones de confidencialidad apropiadas cuando corresponda.

Podemos divulgar información cuando creamos razonablemente que es necesario para cumplir con la ley aplicable, responder a un proceso legal válido, proteger los derechos o la propiedad de DocuMonster o de otros, investigar fraude o conductas ilegales, atender amenazas de seguridad, hacer cumplir nuestros acuerdos o proteger la seguridad de las personas.

7. No vendemos información personal

DocuMonster no vende información personal a cambio de una contraprestación monetaria y no opera un modelo de negocio en el que la información de contacto de los clientes se venda a intermediarios de datos o a terceros no relacionados. Algunas leyes de privacidad usan definiciones más amplias de "venta", "compartir" o publicidad dirigida. Si nuestras prácticas futuras constituyen venta o compartición conforme a una ley de privacidad aplicable, proporcionaremos los avisos y las opciones que esa ley exija.

8. Marketing

Podemos usar la información de contacto recopilada directamente por DocuMonster para comunicarnos sobre productos, funciones, promociones, materiales educativos o eventos de DocuMonster cuando la ley lo permita. No usamos la lista de clientes de un cliente empresarial ni la información de contacto de sus clientes para promocionar productos o servicios de DocuMonster a esas personas, a menos que establezcan por separado una relación directa con DocuMonster y otorguen su consentimiento de forma independiente. Puede darse de baja de las comunicaciones promocionales por correo electrónico usando el enlace para cancelar la suscripción incluido en esos correos. Darse de baja del marketing no nos impide enviar las comunicaciones transaccionales, de seguridad, facturación, cuenta o servicio que sean necesarias.

9. Cookies y análisis

Podemos usar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias, autenticar cuentas, detectar fraude, medir el tráfico del sitio web, entender el uso del producto, mejorar el rendimiento y evaluar la eficacia del marketing. Los controles del navegador pueden permitirle limitar ciertas cookies, aunque desactivar las cookies necesarias puede afectar la funcionalidad.

Nuestras páginas de marketing y de registro usan el Meta Pixel, una herramienta de medición de Meta Platforms, Inc., para medir la eficacia de nuestra publicidad en Facebook e Instagram. El Meta Pixel puede instalar cookies (como _fbp) y comparte con Meta datos limitados de eventos — por ejemplo, que se vio una página, que se solicitó un código de verificación, que se creó una cuenta o que se compró un plan — junto con información estándar del navegador. No enviamos a Meta su número de teléfono, su correo electrónico ni el contenido de sus documentos. Puede limitar cómo Meta usa esta información en sus preferencias de anuncios de Facebook, y los controles del navegador pueden permitirle bloquear estas cookies.

10. Retención de datos

Conservamos la información durante el tiempo razonablemente necesario para prestar los Servicios y cumplir los fines descritos en esta Política, incluido el cumplimiento de obligaciones legales, contables, fiscales, de seguridad, prevención de fraude, resolución de disputas y contractuales.

Después de la cancelación o terminación de una cuenta, los Datos del Cliente pueden permanecer disponibles para su exportación durante un máximo de 30 días, sujeto al estado de la cuenta, la disponibilidad técnica, los requisitos legales y la funcionalidad aplicable del producto. Después de ese período, la información puede eliminarse, anonimizarse, archivarse o conservarse cuando sea razonablemente necesario para fines comerciales o legales legítimos. La información puede persistir temporalmente en respaldos y sistemas de recuperación ante desastres.

11. Seguridad de los datos

Usamos salvaguardas administrativas, técnicas y organizativas razonables diseñadas para proteger la información contra el acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido, la alteración o la divulgación. Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento electrónico es completamente seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta. Los clientes son responsables de mantener una seguridad de contraseñas y controles de acceso de usuarios apropiados para sus cuentas.

12. Sus opciones de privacidad

Según su relación con DocuMonster y la ley aplicable, puede tener derechos sobre su información personal, que pueden incluir el derecho a solicitar el acceso, la corrección, la eliminación o una copia de cierta información; restringir u oponerse a cierto procesamiento; retirar el consentimiento cuando el procesamiento se base en el consentimiento; o excluirse de ciertos usos de la información. Estos derechos están sujetos a las excepciones y requisitos de verificación aplicables.

Si DocuMonster procesa la información únicamente en nombre de uno de nuestros clientes empresariales, podemos dirigir su solicitud a ese cliente. Las solicitudes pueden enviarse a hello@documonster.com. Podemos solicitar la información razonablemente necesaria para verificar su identidad o su autoridad para presentar una solicitud.

13. Derechos de privacidad estatales

Los residentes de ciertos estados de EE. UU. pueden tener derechos de privacidad adicionales conforme a la ley estatal aplicable. Cuando dichas leyes se apliquen al procesamiento de DocuMonster, respetaremos los derechos legalmente requeridos, que pueden incluir acceso, corrección, eliminación, portabilidad de datos y derechos relativos a ciertas ventas, comparticiones o publicidad dirigida. No discriminaremos ilegalmente a una persona por ejercer un derecho de privacidad aplicable. Un agente autorizado puede presentar una solicitud cuando la ley lo permita y sujeto a la verificación apropiada.

14. Privacidad de menores

Los Servicios están diseñados para empresas y no están destinados a menores de 18 años. No solicitamos a sabiendas que menores de 18 años creen cuentas empresariales. Si nos enteramos de que se ha recopilado información de un menor en circunstancias en las que la recopilación está prohibida, tomaremos las medidas apropiadas para eliminar o atender de otro modo esa información.

15. Usuarios internacionales

DocuMonster opera principalmente en los Estados Unidos. Si la información se envía desde fuera de los Estados Unidos, puede procesarse y almacenarse en los Estados Unidos o en otras ubicaciones en las que operen nuestros proveedores de servicios. Pueden proporcionarse términos o divulgaciones adicionales si DocuMonster amplía sustancialmente los Servicios a jurisdicciones con requisitos de privacidad internacionales específicos.

16. Servicios e integraciones de terceros

Los Servicios pueden contener integraciones, enlaces o funcionalidad proporcionados por terceros. La información que usted decida enviar a un servicio de terceros también está sujeta a las prácticas de privacidad de ese tercero. DocuMonster no es responsable de las prácticas de privacidad independientes de terceros.

17. Cambios a esta Política de privacidad

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando. La Política revisada indicará su fecha de última actualización. Si hacemos cambios sustanciales, podemos dar un aviso adicional a través de nuestro sitio web, los Servicios, el correo electrónico u otro método de comunicación apropiado.

18. Contáctenos

Para preguntas sobre esta Política de privacidad o las prácticas de privacidad de DocuMonster, contacte a DocuMonster en hello@documonster.com, 855-DOCUMON (855-362-8666), o 4505 Socastee Blvd, Myrtle Beach, SC 29588. Sitio web: www.DocuMonster.com.